Klantcase: Billit — Automatische e-facturatie vanuit het portaal

Confident × Billit — Automatische e-facturatie vanuit het portaal

Over het project

Confident is een organisatie die haar facturatie beheert vanuit een eigen portaal, met een Node-backend waarin orders, klanten en leverbonnen samenkomen. De facturen die daar ontstonden, moesten vervolgens in Billit terechtkomen — de boekhoud- en e-facturatieomgeving waarin alles gecontroleerd, verstuurd en geboekt wordt. Tot dan toe gebeurde dat met de hand: elke factuur werd één voor één overgetypt in Billit.

Mijn opdracht was om die stap te automatiseren. Niet als een los systeem ernaast, maar als een koppeling die naadloos meedraait op het bestaande portaal, zodat facturen vanzelf in Billit belanden zonder dat er ook maar iets aan de werkwijze of de gegevens verandert.

De uitdaging

De kern van de uitdaging was betrouwbaarheid: een factuur die richting de boekhouding gaat, mag nooit half af of dubbel zijn. De koppeling moest dus precies weten wanneer ze wel en niet in actie komt, en bij twijfel liever niets doen dan iets verkeerds.

Daarnaast moest de oplossing twee manieren van werken ondersteunen binnen één logica. Soms wil een medewerker een specifieke factuur direct doorsturen; soms moet het juist volautomatisch en periodiek gebeuren, voor alle klanten tegelijk. Beide wegen moesten tot exact hetzelfde, voorspelbare resultaat leiden. En het geheel moest aansluiten op de bestaande Billit-API en de gegevensstructuur van het portaal, inclusief het correct overnemen van regels, btw, kortingen en klant- en adresgegevens.

De oplossing

Ik heb een koppeling gebouwd die facturen uit het portaal automatisch omzet naar een Billit-order en ze daar als concept klaarzet. Zo verdwijnt het overtikwerk, terwijl de controle vóór verzending volledig bij de organisatie blijft. De koppeling is opgebouwd rond drie heldere ingangen die op dezelfde kernlogica uitkomen.

Handmatig versturen

Met een knop op de factuurpagina en in het verzameloverzicht stuurt een medewerker een factuur met één klik naar Billit. Een groene melding bevestigt het Billit-nummer, een rode melding wijst meteen op een probleem.

Automatische maandfacturatie

Elke eerste van de maand maakt een geplande taak per hoofdklant één verzamelfactuur uit de geleverde leverbonnen van de vorige maand, en zet die direct als concept in Billit. Vestigingen worden netjes onder hun hoofdklant gegroepeerd, en bestaat er al een factuur voor die klant en periode, dan wordt die overgeslagen — dubbele facturen zijn zo uitgesloten. Was de server op de eerste van de maand even onbereikbaar, dan haalt de koppeling de gemiste run bij de eerstvolgende start vanzelf in.

Controle en bediening

De organisatie houdt zelf de regie. De koppeling is centraal aan en uit te zetten, en per klant is in te stellen of die meedoet aan de automatische facturatie. Onder water vertaalt de koppeling factuurregels en klantgegevens correct naar het Billit-formaat — inclusief btw, kortingen en een nette opsplitsing van adresgegevens — en werkt ze na succes de status van de factuur bij naar Concept.

Bewust eenrichtingsverkeer

Een belangrijke ontwerpkeuze: de koppeling werkt in één richting, van portaal naar Billit. Er wordt bewust niets teruggehaald — geen statussen, geen betaalgegevens, geen documenten. Dat houdt het gedrag voorspelbaar en de kans op fouten klein, zonder verborgen synchronisatie die ongemerkt uit de pas kan lopen.

Mijn rol

Ik heb deze koppeling volledig zelfstandig opgepakt: van het ontwerp van de logica en de integratie op de bestaande Billit-API, via het automatiseren van de maandelijkse facturatie, tot de bedieningselementen in het portaal. De nadruk lag op betrouwbaarheid en controleerbaarheid — een factuur die de deur uitgaat, moet kloppen.

Resultaat

Het eindresultaat is een koppeling die het volledige factuurproces ontlast zonder de controle uit handen te geven. Facturen die voorheen handmatig werden overgetikt, staan nu automatisch als concept klaar in Billit — handmatig wanneer het nodig is, en volautomatisch als maandelijkse verzamelfactuur. De oplossing draait mee op de bestaande infrastructuur, sluit naadloos aan op het portaal, en bespaart de organisatie tijd terwijl het risico op fouten flink afneemt.